مدیریت جریانهای نقدی و کنترل تعهدات مالی از مهمترین وظایف واحد حسابداری در هر سازمان است. بخش قابل توجهی از پرداختهای تجاری، به ویژه در شرکتهایی که با تامین کنندگان متعدد کار میکنند، از طریق چکهای مدت دار انجام میشود. به همین دلیل ثبت صحیح این چکها در نرمافزار حسابداری نه تنها برای کنترل تعهدات و مدیریت سررسیدها ضروری است، بلکه مستقیما بر دقت گزارشهای مالی، مغایرت گیری بانکی، مانده بدهکاران و بستانکاران و حتی تصمیمگیری مدیران اثر میگذارد.
نرمافزار حسابداری سپیدار بهعنوان یکی از سیستمهای مالی پرکاربرد در کسب و کارهای ایرانی، ابزارهای جامعی برای ثبت، رهگیری و وصول چکهای پرداختنی ارائه میکند. در این آموزش، هدف تنها معرفی فرمها و مسیرهای نرمافزاری نیست، بلکه تلاش شده منطق حسابداری پشت عملیات، زمان صحیح هر ثبت، اثرات آن بر حسابها و تفاوت کلیدی چکهای روز و مدت دار نیز توضیح داده شود تا کاربر علاوه بر انجام عملیات سیستمی، درک درستی از اثرات مالی آن داشته باشد.
در ادامه، از سیستم دریافت و پرداخت سپیدار، مراحل ثبت چک مدت دار در فرم اعلامیه پرداخت، نحوه ثبت وصول چک در زمان سررسید، صدور سند حسابداری، مشاهده فهرست وصولها و نکات کنترلی مهم را به صورت مرحله به مرحله بررسی خواهیم کرد.
تفاوت چک روز و چک مدت دار در نرمافزار سپیدار
در فرم اعلامیه پرداخت، چکهای پرداخت شده به دو صورت ثبت میشوند:
-
چک روز (پرداخت در لحظه)
وقتی چک در همان تاریخ ثبت پرداخت میشود:
- مبلغ چک بلافاصله از حساب بانکی کسر میشود.
- در سند حسابداری، حساب بانکی مربوطه بستانکار میشود.
این یعنی پرداخت در لحظه اتفاق افتاده و نیاز به ثبت عملیات مالی ثانویه نیست.
-
چک مدت دار (پرداخت در آینده)
هنگام ثبت در فرم اعلامیه پرداخت:
- مبلغ چک از حساب بانکی کم نمیشود.
- حساب اسناد پرداختنی، بستانکار میشود، زیرا تعهد ثبت شده اما پول هنوز پرداخت نشده است.
در زمان سررسید چک، با ثبت فرم وصول چک پرداختنی:
- اسناد پرداختنی بدهکار میشود (تعهد تسویه میشود).
- حساب بانکی بستانکار میشود و مبلغ چک از حساب بانکی کسر میگردد.
پس فرآیند چک مدت دار دو مرحله دارد:
- ثبت تعهد
- ثبت وصول در سررسید
مراحل ثبت فرم وصول چک پرداختنی در نرمافزار سپیدار
برای ثبت وصول چک پرداختنی:
ابتدا وارد نرمافزار سپیدار میشویم و از منوی اصلی، ماژول دریافت و پرداخت را انتخاب میکنیم.
در این بخش، از قسمت عملیات، گزینه وصول چک پرداختنی را انتخاب میکنیم.
پس از باز شدن فرم، تکمیل کردن فیلدهایی که علامت ستاره دارند الزامی هستند.
تکمیل اطلاعات فرم وصول چک پرداختنی
- شماره فرم
در این قسمت، شماره فرم وصول چک پرداختنی را درج میکنیم. در صورت خالی گذاشتن، سیستم شماره خودکار اختصاص خواهد داد.
- تاریخ ثبت
این بخش به صورت پیشفرض تاریخ روز را نمایش میدهد؛ اما میتوانیم تاریخی که مبلغ واقعاً از حساب بانکی برداشت میشود را وارد کنیم.
- انتخاب حساب بانکی
در این قسمت از بخش انتخاب حساب (سلکتور سمت چپ) حسابی را انتخاب میکنیم که چک از آن پرداخت شده است.
نحوه افزودن ردیفهای چک
- از قسمت پایین فرم وصول چک پرداختنی با علامت + ردیف جدید اضافه میکنیم.
- با علامت × نیز ردیف اضافی حذف میشود.
در ستون شماره چک، باید چکهای مدت داری که قبلاً در اعلامیه پرداخت ثبت شدهاند انتخاب شوند.
پس از انتخاب چک مربوطه:
- شماره
- پشت نمره
- کد صیادی
- مبلغ
- تاریخ
- شرح
- شرح 2
همگی به صورت خودکار از روی فرم اعلامیه پرداخت پر میشوند.
به علاوه، در پایین فرم وصول چک پرداختنی، تاریخچه چک قابل مشاهده است تا مشخص شود چک در چه تاریخی و به کدام طرف حساب صادر شده است.
ذخیره فرم و ثبت سند حسابداری
پس از تکمیل اطلاعات، گزینه ذخیره را انتخاب میکنیم. سپس فرم با موفقیت ذخیره خواهد شد.
پس از ذخیره فرم، به دلیل اینکه تنظیمات به گونهای تنظیم شده است که بلافاصله بعد از ذخیره فرم، سند حسابداری صادر شود؛ تب اسناد مرتبط ستاره دار میشود و برای فرم وصول چک پرداختنی، سند حسابداری صادر خواهد شد.
در صورتی که گزینه صدور خودکار فعال نباشد، بعد از ثبت وصول چک پرداختنی، باید صدور سند حسابداری را دستی صادر کنیم.
نمایش و ویرایش سند حسابداری
- با انتخاب گزینه نمایش سند حسابداری میتوانیم سند مربوطه را مشاهده کنیم.
- از همین بخش امکان ویرایش یا حذف سند حسابداری نیز وجود دارد.
در سند صادر شده برای وصول چک مدت دار:
- حساب بانکی بستانکار
- اسناد پرداختنی بدهکار
این همان تسویه تعهد است.
مشاهده لیست وصول چکهای پرداختنی
برای مشاهده فهرست همه چکهای وصول شده:
ابتدا وارد نرمافزار سپیدار میشویم و از منوی اصلی، ماژول دریافت و پرداخت را انتخاب میکنیم.
در این بخش، از قسمت فهرست، گزینه وصول چک پرداختنی را انتخاب میکنیم.
با کلیک راست روی هر ردیف میتوانیم:
- ویرایش فرم
- حذف فرم
- حذف یا ویرایش سند حسابداری
و سایر عملیات مرتبط را انجام دهیم.
جمع بندی
ثبت صحیح عملیات مربوط به چکهای پرداختنی در نرمافزار سپیدار، یکی از مهمترین بخشهای مدیریت تعهدات مالی سازمان است. شناخت تفاوت بین چکهای روز و مدتدار و درک تأثیر هر یک بر حسابها، به حسابداران کمک میکند تا جریانهای نقدی و وضعیت دقیق بدهیهای شرکت را کنترل و گزارشدهی کنند.
در سپیدار، چکهای مدتدار در دو مرحله ثبت میشوند:
ابتدا تعهد پرداخت با حساب اسناد پرداختنی ثبت میشود و سپس در زمان سررسید، با ثبت فرم وصول چک پرداختنی، برداشت واقعی از حساب بانکی منعکس میگردد. توجه به تاریخ صحیح عملیات، انتخاب حساب بانکی مرتبط و کنترل سند حسابداری صادرشده، نقش مهمی در جلوگیری از مغایرتهای بانکی و اشتباهات مالی دارد.
با استفاده صحیح از فرمهای «اعلامیه پرداخت» و «وصول چک پرداختنی»، واحد حسابداری میتواند ضمن نظارت دقیق بر سررسیدها، از دقت و سلامت اطلاعات مالی و تصمیمگیریهای مدیریتی پشتیبانی کند. اجرای دقیق مراحل آموزش داده شده در این راهنما، تسلط کاربران سپیدار بر فرآیند مدیریت چک را افزایش داده و ریسکهای مالی مربوط به تعهدات پرداختی را به حداقل میرساند.
برای مشاهده سایر آموزشهای حسابداری تیم تحلیل آذر، میتوانید به وبسایت تحلیلگران شبکه سپیدار آذر مراجعه کرده و از مجموعه آموزشهای جامع نرمافزار سپیدار بهرهمند شوید.
