آیا تا به حال فکر کردهاید که یک فروشگاه، شرکت یا حتی یک مغازه کوچک در پایان روز یا ماه میزان سود یا زیان خود را از کجا بدست میآورد؟ یا اینکه صاحبان این کسبوکارها چگونه و با چه ابزاری مطمئن میشوند که همه خرید و فروشها دقیق ثبت شدهاند و هیچ هزینهای از قلم نیفتاده است؟
پاسخ تمام سوالات فوق یک ابزار مهم و کلیدی است و آن هم حسابداری بازرگانی است. این شاخه از حسابداری، به عنوان ابزار حیاتی فعالیتهای تجاری است. به وسیله حسابداری بازرگانی میتوان خرید و فروشها، مدیریت موجودی و محاسبه سود و زیان را در قالب گزارشهای کاربردی تهیه و ارائه کرد. در ادامه بررسی میکنیم حسابداری بازرگانی چیست، چه وظایفی دارد و چرا برای بقای هر کسبوکاری حیاتی است.
حسابداری بازرگانی چیست؟
حسابداری بازرگانی شاخهای از حسابداری است که به ثبت، طبقهبندی و گزارشدهی معاملات مربوط به خرید و فروش کالا و خدمات در واحدهای تجاری بازرگانی میپردازد. این شاخه بیشتر در شرکتها، فروشگاهها و سازمانهایی به کار میرود که اساس فعالیت آنها خرید و فروش کالا یا خدمات به منظور کسب سود است.
وظایف اصلی در حسابداری بازرگانی
مانند سایر زیرشاخههای حسابداری، حسابداری بازرگانی نیز وظایف و مسئولیتهایی بر عهده دارد. در ادامه به برخی از مهمترین وظایف حسابداری بازرگانی میپردازیم.
-
مدیریت موجودی کالا
یکی از مهمترین وظایف حسابداری بازرگانی، کنترل موجودی کالا در انبار است. موجودی کالا نهتنها سرمایه شرکت محسوب میشود بلکه مستقیماً روی محاسبه سود و زیان تأثیر میگذارد. برای مدیریت موجودی دو سیستم اصلی وجود دارد:
1) سیستم دائمی
در این روش هر خرید و فروش بلافاصله در دفاتر یا نرم افزار حسابداری بازرگانی ثبت میشود. بهعنوان مثال وقتی کالایی فروخته میشود، علاوه بر ثبت درآمد فروش، موجودی انبار نیز همزمان کاهش مییابد. در نتیجه کسب اطلاعات لحظهای از موجودی و بهای تمامشده کالا بدست میآید و برای فروشگاههای بزرگ و زنجیرهای مناسب است.
2) سیستم ادواری
روش دیگر سیستم ادواری است. در این روش تغییرات موجودی طی دوره ثبت نمیشود، بلکه فقط در پایان دوره (معمولا دورههای ماهانه یا سالانه) از طریق شمارش فیزیکی موجودی انبار، میزان مصرف و بهای تمامشده کالا محاسبه میگردد.
-
ثبت خرید و فروش
ثبت دقیق معاملات خرید و فروش اساس حسابداری بازرگانی است. هر فاکتور خرید یا فروش باید در دفاتر روزنامه و کل ثبت شود تا وضعیت حسابها روشن باشد.
زمانی که شرکت کالایی برای فروش آینده خریداری میکند، حساب «خرید» یا «موجودی کالا» بدهکار میشود و حساب «نقد» یا «بستانکاران» (تأمینکننده) بستانکار میگردد. هنگام فروش کالا نیز دو ثبت انجام میشود:
ثبت درآمد حاصل از فروش (مثلاً بدهکار حساب مشتریان، بستانکار حساب فروش) و کاهش موجودی کالا و شناسایی بهای تمامشده فروش (بدهکار بهای تمامشده، بستانکار موجودی کالا).
این روش باعث میشود علاوه بر درآمد فروش، هزینه تمامشده کالا هم مشخص شود و سود ناخالص بهدرستی محاسبه گردد.
-
مدیریت حساب های دریافتنی و پرداختنی
حسابهای دریافتنی و پرداختنی (پیگیری بدهیها و بستانکاریها) از مهمترین اطلاعات مالی هرکسبوکاری هستند و مدیریت مؤثر این دو بخش به معنای مدیریت جریان نقدی شرکت است. اگر مدیریت درستی روی آنها نباشد، حتی یک کسبوکار سودآور هم ممکن است دچار بحران نقدینگی شود.
-
تهیه صورت های مالی
خروجی نهایی حسابداری بازرگانی در قالب صورتهای مالی ارائه میشود. صورتهای مالی عبارتند از:
الف) ترازنامه
ترازنامه تصویری از داراییها، بدهیها و حقوق مالکانه شرکت در یک تاریخ مشخص ارائه میدهد. موجودی کالا و حسابهای دریافتنی و پرداختنی بخش مهمی از این گزارش را تشکیل میدهند.
ب) صورت سود و زیان
عملکرد مالی شرکت را طی یک دوره نشان میدهد. در این گزارش فروش خالص، بهای تمامشده کالا، هزینههای عملیاتی و در نهایت سود یا زیان دوره مشخص میشود.
بدون حسابداری بازرگانی دقیق، تهیه این صورتها امکانپذیر نخواهد بود یا خطاهای زیادی در آنها رخ خواهد داد.
تفاوت حسابداری بازرگانی و حسابداری دولتی
اگرچه هر دو شاخه زیرمجموعه علم حسابداری هستند، اما اهداف، ماهیت و شیوه اجرای آنها تفاوتهای اساسی دارد. یکی از مهمترین تفاوت حسابداری دولتی و بازرگانی، در اهداف آنهاست. در حسابداری بازرگانی، هدف محاسبه سود و زیان و کمک به تصمیمگیری مدیران و سهامداران است. اما در حسابداری دولتی، هدف اصلی محاسبه سود نیست بلکه پاسخگویی و شفافیت در نحوه مصرف منابع عمومی و اجرای بودجه دولت است.
از طرفی دیگر حسابداری بازرگانی بر خرید و فروش کالا و خدمات برای کسب سود تمرکز دارد و به دنبال رقابت در بازار آزاد است در حالیکه حسابداران دولتی بر ارائه خدمات عمومی و استفاده از بودجه دولتی متمرکز هستند.
از دیگر تفاوتهای حسابداری بازرگانی و دولتی نحوه گزارشدهی آنهاست. در حسابداری بازرگانی صورتهای مالی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان برای ارزیابی عملکرد اقتصادی تهیه میشوند و در حسابداری دولتی گزارشها بیشتر بر مبنای بودجه و مقایسه هزینههای واقعی با اعتبارات مصوب تنظیم میشوند. در ادامه به جدول مقایسه تفاوتهای این دو توجه داشته باشید.
| موضوع | حسابداری بازرگانی | حسابداری دولتی |
| هدف اصلی | محاسبه سود و زیان، رقابت با رقبا در بازار | کنترل و شفافیت در مصرف منابع عمومی، اجرای بودجه |
| ماهیت فعالیتها | خرید و فروش کالا و خدمات برای کسب سود | جمعآوری درآمدهای عمومی (مثل مالیات) و هزینهکرد برای خدمات اجتماعی |
| نحوه گزارش دهی | صورتهای مالی (ترازنامه، صورت سود و زیان، جریان وجوه نقد) | گزارشهای مالی مبتنی بر بودجه و مقایسه اعتبارات مصوب با هزینههای واقعی |
| مخاطبان گزارشها | مدیران، سرمایهگذاران، سهامداران، سازمان امور مالیاتی | مجلس، دیوان محاسبات، دستگاههای نظارتی، عموم مردم |
💡 بیشتر بخوانید:
نقش نرم افزار حسابداری در موفقیت کسب وکارهای بازرگانی
یکی از چالشهای اصلی در حسابداری بازرگانی، حجم بالای اطلاعات مالی است. مدیریت دستی اطلاعات یک فروشگاه یا سازمان بزرگ به صورت روزانه رویدادهای حسابداری زیادی در آن رخ میدهد تقریباً غیرممکن است و حتی اگر هم انجام شود، احتمال بروز خطا بسیار بالاست. اینجاست که نرم افزار حسابداری بازرگانی نقش حیاتی پیدا میکنند.
با یک نرمافزار حسابداری بازرگانی خوب و مناسب بهراحتی میتوان فاکتورهای خرید و فروش را در سیستم ثبت کرد، میتوان گزارشهای مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و جریان وجوه نقد را استخراج کرد. از آنجایی که بهصورت لحظهای ورود و خروج کالا از انبار را ثبت میشود مدیریت موجودی کالا نیز بهبود مییابد.
در دنیای رقابتی امروز، حسابداری بازرگانی با تکیه بر دقت و سرعت، کلید اصلی سودآوری و رشد در کسبوکارهای بازرگانی است. اما سودآوری نیازمند مدیریت مناسب فعالیتها، مدیریت موجودی، ثبت دقیق رویدادها و در نهایت گزارش دهی دقیق و اصولی میباشد. مسلما تمام این موارد بدون استفاده از یک نرمافزار حسابداری بازرگانی مفید و کاربردی عملی نخواهد شد. بنابراین اگر میخواهید کسبوکار خود را بهبود بخشید و خرید و فروش و موجودی خود را مدیریت کنید، میتوانید از بسته نرم افزار حسابداری بازرگانی سپیدار استفاده کنید و یا برای آشنایی بیشتر با راهکارهای سپیدار، با کارشناسان ما در تحلیل آذر تماس بگیرید.
