شرکت سپیدار همکاران سیستم با هدف افزایش دقت در ثبت اسناد و حفاظت از اطلاعات مالی، در جدیدترین به‌روزرسانی خود (نسخه ۶.۲.۵)، امکان «دسترسی کاربران به انبارها» را ارائه کرد. این قابلیت، پاسخ مستقیمی به نیاز شرکت‌هایی است که به‌دنبال تفکیک مسئولیت انبارداران و محدودسازی دسترسی کاربران به انبارهای غیرمرتبط هستند.
چالش‌های پیشین در مدیریت انبار
پیش از ارائه این قابلیت، کاربران دارای مجوز استفاده از سیستم تأمین‌کنندگان و انبار، به تمامی انبارهای تعریف‌شده در سیستم دسترسی داشتند. این موضوع دو دغدغه مهم ایجاد می‌کرد:
۱. خطای انسانی: احتمال ثبت اشتباه سند توسط کاربر برای انباری که مسئولیت آن را ندارد.
۲. امنیت اطلاعات: دسترسی انبارداران یا سایر کاربران به موجودی و گردش کالای انبارهای غیرمرتبط که ممکن است خارج از حدود مسئولیت آن‌ها باشد.
راهکار جدید: مدیریت دسترسی بر اساس مسئولیت
در نسخه ۶.۲.۵، مسیر جدیدی در منوی «عملیات ← دسترسی کاربران به انبارها» ایجاد شده است. با استفاده از این امکان، مدیران سیستم می‌توانند تعیین کنند که هر کاربر به:
- همه انبارها دسترسی داشته باشد؛
- تنها به یک انبار خاص دسترسی داشته باشد؛
- یا به مجموعه‌ای از انبارهای مشخص دسترسی داشته باشد.
نکات کلیدی این قابلیت:
- اعمال محدودیت سراسری: محدودیت‌ها تنها در فرم «دسترسی» باقی نمی‌ماند؛ بلکه در تمام فرم‌های ثبت سند (رسید و خروج)، گزارش‌های تعدادی و مبلغی، و کارتکس کالا اعمال می‌شود. کاربر تنها در محدوده انبارهای مجاز خود امکان مشاهده یا ثبت اطلاعات را خواهد داشت.
- تفکیک دسترسی به فرم و دسترسی به انبار: این قابلیت جایگزین «تعریف کاربر و حقوق و دسترسی» نیست. برای دسترسی به یک انبار، کاربر باید هم مجوز استفاده از فرم‌های انبار را در بخش حقوق دسترسی داشته باشد و هم آن انبار برای او در فرم «دسترسی کاربران به انبارها» مجاز شده باشد.
جمع‌بندی
با این به‌روزرسانی، مدیران مالی و انبارداران می‌توانند با اطمینان بیشتری از عدم ثبت اشتباه اسناد و جلوگیری از نشت اطلاعات بین انبارهای مختلف، فرآیندهای انبارداری خود را مدیریت کنند. کاربران سپیدار برای بهره‌مندی از این امکان، کافی است نرم‌افزار خود را به آخرین نسخه به‌روزرسانی نمایند.
